Asas-Asas Manajemen Perkantoran Secara Lengkap

Zeoiz - Asas manajemen perkantoran adalah proses pengambilan keputusan tentang cara pengorganisasian kegiatan pengelolaan kantor, administrasi perkantoran, atau pekerjaan kantor. Kantor berfungsi sebagai satuan atau unit dalam suatu organisasi. Dalam hubungan dengan unit-unit lain dalam organisasi, pengorganisasian pekerjaan di kantor dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan.

Manajemen perkantoran adalah proses pengelolaan dan pengorganisasian pekerjaan kantor dalam suatu organisasi. Asas-asas manajemen perkantoran adalah dasar yang digunakan dalam menjamin pelayanan yang lebih baik dan optimal. Semakin besar organisasi, semakin banyak unit kerja yang perlu dikelola dalam rangka mencapai tujuan organisasi tersebut.

ASAS ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN

Asas asas manajemen perkantoran terdiri atas :

1. Asas Sentralisasi (Pemusatan)

Artinya, seluruh pekerjaan perkantoran dalam organisasi tersebut diberikan kepada satuan organisasi yang berdiri sendiri, selain dari satuan-satuan organisasi yang bertanggung jawab atas pekerjaan operasional seperti mengetik, menangani surat-menyurat, menyalin dokumen, atau mengatur arsip.

Keuntungan dari Asas Sentralisasi:

1. Kegiatan kantor dipimpin oleh seseorang yang ahli di bidang perkantoran.
2. Mesin-mesin kantor dapat digunakan secara efisien.
3. Dapat dicapai keseragaman dalam pelaksanaan pekerjaan.
4. Latihan karyawan kantor ditingkatkan.
5. Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat ditekan.
6. Terdapat fleksibilitas dalam organisasi.
7. Dapat mencegah duplikasi fungsi atau arsip.

Kerugian dari Asas Sentralisasi:

1. Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit.
2. Pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi pada karyawan.
3. Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat.
4. Pelaksanaan tugas dapat lebih lambat.

2. Asas Desentralisasi (Penyebaran)

Yaitu asas pembagian atau penyebaran tugas dimana masing-masing bagian dari organisasi bekerja sebagai suatu kesatuan yang seolah-olah berdiri sendiri. Dalam asas ini, masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain melaksanakan tugas-tugas inti, juga melakukan semua pekerjaan administratif yang dapat dilakukan dalam lingkungannya sendiri.

Keuntungan dari Asas Desentralisasi:

1. Pekerjaan kantor dilayani dengan segala keperluan yang dibutuhkan
2. Pekerjaan dilakukan sesuai dengan urutan kepentingan
3. Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing bagian atau unit
4. Proses pekerjaan kantor yang penting dapat dilakukan dengan cepat

Kerugian dari Asas Desentralisasi:

1. Pekerjaan dapat terlalu bebas
2. Harmonisasi dalam organisasi kurang terjaga
3. Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip
4. Membutuhkan peralatan dan tenaga kerja yang lebih banyak
5. Sulit untuk melakukan pengawasan pekerjaan kantor

3. Asas Dekonsentralisasi (Kombinasi)

Dekonsentrasi adalah proses pemindahan kewenangan administrasi dari pemerintah pusat kepada pejabat di daerah. Perlu diingat, pemindahan kewenangan yang dimaksud hanya sebatas kewenangan administrasi saja, sedangkan kewenangan politik tetap dipegang oleh pemerintah pusat. Dapat dikatakan bahwa dekonsentrasi adalah kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.

Asas ini adalah sistem yang menggabungkan asas sentralisasi dengan asas desentralisasi, di mana unit pelayanan bertanggung jawab atas pekerjaan kantor yang berada di seluruh organisasi. Pekerjaan kantor yang kurang tepat harus dikerjakan oleh unit yang bersangkutan.

Keuntungan dari asas dekonsentralisasi adalah sebagai berikut:

1. Keseragaman prosedur dan tata kerja.
2. Proses kerja berjalan lancar karena dokumen berada di unit pengolahan.
3. Efisiensi kerja di unit pengolah karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.
4. Lebih mudah dalam pengawasan dan pembinaan.
5. Pegawai di unit kerja dapat bertambah.
6. Contoh sistem dekonsentrasi adalah : Kantor pelayanan pajak.

Nah Demikian ulasan mengenai Asas-Asas Manajemen Perkantoran Secara Lengkap, semuanya menjelaskan tentang pemindahan kewenangan antara pemerintah daerah dan pemerintah pusat. Intinya adalah pemindahan kewenangan baik itu politik maupun administratif. Itu saja, semoga informasi ini bermanfaat.

Berbagi :